Pasos para Realizar el Cierre Contable Mensual
El proceso de cierre mensual contable consta de una serie de pasos que se recomienda realizar secuencialmente para evitar errores y reprocesos:
Validación de Registro de Data ➔ Cierre de Órdenes de Producción ➔ Reporte de Gastos por OP ➔ Estado de Asientos ➔ Distribución de Gastos Indirectos ➔ Reporte de Ingresos y Gastos ➔ Centralizar Producción en Proceso (Inicial y Final) ➔ Ajuste por Diferencia en Tipo de Cambio ➔ Balance de Comprobación
Validación de Registros de Data
Para empezar con el proceso de cierre, se debe validar que se ha subido toda la data del periodo en todos los módulos pertinentes:
- Gestión de Compras
- Gestión de Ventas
- Almacenes y Producción
- Tesorería
- Recursos Humanos
- Contabilidad
- Activo Fijo
- Gestión Tributaria
Cierre de Órdenes de Producción
Lista de Órdenes de Producción
Seleccionar la orden de producción que se desea cerrar, para que te lleve a la página de dicha OP.
Botón Editar
Al hacer click, permite editar el documento o proceso en el que te encuentras.Fecha Cierre
Indica la fecha de cierre de la OP. Posterior a esta fecha no se deben asignar gastos o producción a la OPColocar la fecha en la que se desea generar el cierre la OP.
Grabar
Botón para guardar el documento o proceso.Cerrar OP - Botón
Genera el cierre efectivo de la OP en el sistema. La orden de producción dejará de figurar como opción en la generación de nuevos registros y documentos.Repetir este paso para cada OP que se vaya a cerrar en el periodo.
Reporte de Gastos por OP
Parámetros del Reporte
- Fecha Inicio: Colocar la fecha de inicio del periodo.
- Fecha Fin: Colocar la fecha de fin del periodo.
- Moneda: Colocar PEN. Posteriormente generar el reporte de nuevo con USD para validar correctamente.
- Hacer click en el botón Buscar.
Validación de la Información
En este reporte se deben de realizar las siguientes validaciones:
- Cantidades: Validar que la producción estimada y real de las OPs es la correcta.
- Validación Contable: No deben existir valores dentro de la columna Diferencia.
- Producción en Proceso: No debería existir producción en proceso para las OPs de Packing, o las OPs cerradas.
Estas validaciones ayudarán a realizar un cierre contable correcto, pero no garantizarán que todos los gastos correspondientes han sido registrados. De ser necesario, ir al detalle de gastos de cada OP para validar el detalle de los gastos del periodo y acumulados.
Estado de Asientos
Para estar seguros de que estemos haciendo el cierre con los asientos contables actualizados, se va a realizar un recálculo manual de los asientos del periodo. Para esto, hacer click en el componente Estado de Asientos en la esquina superior derech de la página, que te llevará a la página correspondiente.
Botón Recalcular
Sirve para recalcular los asientos del sistema, de manera que asegura que se cuenta con la última versión de los asientos del sistema.
Fecha
Indicar la fecha y hora del último cálculo de asientos.
Descripción
Indica el estado del último cálculo de asientos. De no tener errores, el mensaje dirá "Sin Errores". De lo contrario, especificará los errores encontrados.
Distribución de Gastos Indirectos
Periodo
Periodo del registro actual. Se autocompleta en base al periodo del usuario que puedes verificar en la esquina superior derecha de la página.Fecha
Fecha en la que va a registrar el documento o proceso.Unidad de Negocio
Si no cuentas con unidades de negocio configuradas, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Sucursal
Si no cuentas con más de una sucursal, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Subdiario
Lista de subdiarios configurados en el maestro de la empresa. Los asientos contables del documento o proceso se crearán con el subdiario elegido.Glosa
Glosa del documento o proceso que se está registrando. Permite una fácil identificación del documento en los distintos reportes de la plataforma.Selección
Botón Mostrar
Hacer click en el botón para que se muestre en la tabla los gastos indirectos del periodo que aún no han sido asignados a una OP.
Seleccionar Gastos
Seleccionar los gastos que se desean distribuir haciendo marcando la fila con el [x] de la primera columna. Si se hace click en el [x] se seleccionan todas las filas.
Recuerda que todos los gastos indirectos deben estar correctamente distribuidos (no puede haber una cuenta de gasto indirecto con saldo, sin una OP) para un correcto cierre.
Asignación
Botón Mostrar
Hacer click en el botón para que se muestre en la tabla las OP que estuvieron activas en el periodo.
Asignar OPs
Seleccionar las OPs a las que se asignará los gastos indirectos seleccionados en el paso anterior.
El criterio de asignación en basado en los gastos del periodo . Las OP con mayor gasto en el periodo recibirán un mayor monto de distribución de gastos indirectos.
Distribución
Botón Generar Distribución
Hacer click en el botón para que se muestre en la tabla el detalle de la distribución de gastos indirectos, en base a lo seleccionado y asignado en los pasos anteriores.
Validación de la Información
Revisa en la tabla que la información que estas subiendo o calculando es la correcta.Grabar
Botón para guardar el documento o proceso.Asiento
Boton que abre una nueva ventana con los asientos contables generados por el registro del documento o proceso.Reporte de Ingresos y Gastos
Parámetros del Reporte
- Fecha Inicio: Colocar la fecha de inicio del periodo.
- Fecha Fin: Colocar la fecha de fin del periodo.
- Gastos por: Seleccionar la opción "ORDEN_PRODUCCION".
- Clase: Seleccionar clase 9.
- Moneda: Colocar PEN. Posteriormente generar el reporte de nuevo con USD para validar correctamente.
- Hacer click en el botón Mostrar.
Validación de la Información
En este reporte se deben de realizar las siguientes validaciones:
- Distribución de gastos: Validar que las cuentas 91 (gastos de producción) y la destinada a la distribución de gastos indirectos (esto se puede validar en la configuración del módulo de contabilidad) no cuente con saldos de gastos sin asignar a una OP.
Estas validaciones ayudarán a realizar un cierre contable correcto, pero no garantizarán que todos los gastos correspondientes han sido registrados.
Centralizar Producción en Proceso (Inicial y Final)
Periodo
Periodo del registro actual. Se autocompleta en base al periodo del usuario que puedes verificar en la esquina superior derecha de la página.Fecha
Fecha en la que va a registrar el documento o proceso.Unidad de Negocio
Si no cuentas con unidades de negocio configuradas, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Sucursal
Si no cuentas con más de una sucursal, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Tipo
Indica si se está realizando el cálculo de producción en proceso inicial o final del periodo.
Subdiario
Lista de subdiarios configurados en el maestro de la empresa. Los asientos contables del documento o proceso se crearán con el subdiario elegido.Glosa
Glosa del documento o proceso que se está registrando. Permite una fácil identificación del documento en los distintos reportes de la plataforma.Botón Calcular
Al apretar este botón, se mostrará un preliminar del cálculo realizado, para que se puedan ver los resultados antes de guardar el registro.Validación de la Información
Revisa en la tabla que la información que estas subiendo o calculando es la correcta.En el caso de la Producción en Proceso Inicial, el monto cargado por el cálculo debería coincidir con el monto "En Proceso" del Reporte de Gastos por OP del periodo anterior. Si es Producción en Proceso Final, debería cuadrar con el monto del periodo actual.
Grabar
Botón para guardar el documento o proceso.Asiento
Boton que abre una nueva ventana con los asientos contables generados por el registro del documento o proceso.Cada periodo se debe hacer el cálculo de Producción en Proceso INICIAL y FINAL, en caso aplique (solo se debe realizar el cálculo en caso hayan montos de producció en proceso al inicio o fin del periodo).
Ajuste por Diferencia en Tipo de Cambio
Fecha
Fecha en la que va a registrar el documento o proceso.Unidad de Negocio
Si no cuentas con unidades de negocio configuradas, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Sucursal
Si no cuentas con más de una sucursal, este componente se autocompletará con un valor por defecto.Subdiario
Lista de subdiarios configurados en el maestro de la empresa. Los asientos contables del documento o proceso se crearán con el subdiario elegido.Moneda
Moneda con la que quieres realizar el registro.Periodo
Periodo del registro actual. Se autocompleta en base al periodo del usuario que puedes verificar en la esquina superior derecha de la página.Glosa
Glosa del documento o proceso que se está registrando. Permite una fácil identificación del documento en los distintos reportes de la plataforma.Botón Calcular
Al apretar este botón, se mostrará un preliminar del cálculo realizado, para que se puedan ver los resultados antes de guardar el registro.Mostrar columnas de validación - Check
Si el check está activado, se mostrarán más columnas con mayor detalle del cálculo del ajuste para cada fila.
Validación de la Información
Revisa en la tabla que la información que estas subiendo o calculando es la correcta.Grabar
Botón para guardar el documento o proceso.Asiento
Boton que abre una nueva ventana con los asientos contables generados por el registro del documento o proceso.Para una contabilidad en dos monedas, cada periodo se debe hacer el ajuste por diferencia de TC en USD y PEN.
Balance de Comprobación
Parámetros del Reporte
- Fecha Inicio: Colocar la fecha de inicio del periodo.
- Fecha Fin: Colocar la fecha de fin del periodo.
- Moneda: Colocar PEN. Posteriormente generar el reporte de nuevo con USD para validar correctamente.
- Número de Digitos: TODOS
- Hacer click en el botón Buscar.
Validación de la Información
En este reporte se deben de realizar las siguientes validaciones:
- Resultado del ejercicio: Revisar que el resultado de Balance, Naturaleza y Función sean iguales. De existir diferencias, revisar los pasos anteriores para encontrar posibles incosistencias en el proceso de cierre.
Realizar la validación del reporte en USD y PEN.